Een inwoner belt. Hij zegt dat hij een besluit van de gemeente nooit heeft ontvangen. In JOIN staat dat het bericht is verzonden. Maar wanneer precies? Via welk kanaal? En wat is er daarna gebeurd?
De informatie is er vaak wel, maar staat verspreid over verschillende systemen. Daardoor kost het tijd om achteraf te reconstrueren wat er met een bericht is gebeurd. En juist dat is belangrijk wanneer een inwoner vraagt om uitleg of een gemeente moet kunnen aantonen hoe de verzending is verlopen.
Niet alleen de voordeur telt
Sinds 1 januari 2026 is de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) grotendeels van kracht. Veel aandacht gaat daarbij uit naar de voorkant: kunnen inwoners en bedrijven officiële berichten digitaal naar de overheid sturen?
Maar ook uitgaande communicatie verdient aandacht. Gemeenten versturen dagelijks besluiten, notificaties en andere officiële berichten via verschillende kanalen. Ook dan wil je kunnen terugvinden wat er is verstuurd en welke informatie over de verzending beschikbaar is.
Wat moet je kunnen terugvinden?
Bij digitale communicatie gaat het niet alleen om het versturen zelf. Je wilt achteraf kunnen terugvinden wanneer een bericht is verzonden, via welk kanaal en welke verzendinformatie beschikbaar is. Bij berichten via MijnOverheid kunnen ook gegevens over notificaties en raadpleging een rol spelen. Logius licht toe hoe de Wmebv samenhangt met berichten via MijnOverheid.
In de praktijk kan die informatie over verschillende systemen verspreid staan. Dat maakt het lastiger om een compleet beeld te krijgen, zeker wanneer je pas maanden later vragen over een verzending krijgt.
Van verzending tot bewijs, vanuit JOIN
Daar komt de koppeling tussen JOIN en Postex in beeld.
Vanuit JOIN verstuur je berichten via Postex. De verzendinformatie wordt teruggekoppeld naar JOIN, zodat je bij het bericht kunt terugvinden welke informatie over de verzending beschikbaar is. Zo hoef je minder vaak verschillende systemen naast elkaar te leggen om de verzendgeschiedenis te reconstrueren.
De koppeling wordt door Decos en Postex continu doorontwikkeld. Zo blijven we werken aan een goede aansluiting tussen het verzendproces en de informatie die je in JOIN nodig hebt.
Het gaat daarbij niet om bewijs dat iemand een bericht daadwerkelijk heeft gelezen. Het gaat erom dat je de beschikbare informatie over de verzending kunt terugvinden en achteraf kunt reconstrueren wat er is gebeurd.
Ook in 2027 veranderen de eisen
Vanaf 1 januari 2027 gelden aanvullende eisen voor notificaties bij berichten die in een berichtenbox worden geplaatst. De notificatie moet dan onder meer duidelijk maken wat de aard en het rechtsgevolg van het bericht zijn en welke reactietermijn geldt. De VNG en Logius bieden meer informatie over de gevolgen van de Wmebv.
Dat maakt het relevant om nu al te kijken naar de manier waarop digitale communicatie wordt verstuurd, vastgelegd en teruggevonden.
Van verzenden naar kunnen verantwoorden
De Wmebv gaat niet alleen over het ontvangen van digitale berichten. Ook bij uitgaande communicatie wil je kunnen terugvinden wat er is verstuurd en welke informatie over de verzending beschikbaar is. Met JOIN en de koppeling met Postex breng je zaakgericht werken en het verzendproces dichter bij elkaar. Zo houd je meer overzicht en kun je achteraf beter reconstrueren wat er met een bericht is gebeurd.