Skip to content
Close
SEARCH
Contact
Contact
Hero image archiveren flipped

Archiefwet software voor de overheid

Goed archiefbeheer is geen administratieve last, het is een wettelijke verplichting met grote praktische impact. JOIN helpt gemeenten en uitvoeringsorganisaties om Archiefwet-conform te werken, zonder dat het de dagelijkse processen belast.

Bekijk alle oplossingen
Plan een demo

Wat is RMA en waarom is het anders voor de overheid?

De Archiefwet schrijft voor hoe gemeenten en uitvoeringsorganisaties documenten bewaren, vernietigen en overbrengen. Tegelijkertijd vraagt de Wet open overheid om transparantie en de AVG om zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Tegenstrijdige belangen die om de juiste software vragen.

RMA staat voor Records Management Application: software waarmee overheidsorganisaties hun informatie beheren volgens wettelijke kaders. Het verschilt van algemeen digitaal archiveren door de specifieke eisen die de overheid stelt: certificering volgens NEN-ISO 16175, koppeling aan e-Depots van archiefinstellingen, ondersteuning van metadatastandaarden zoals MDTO en bewaartermijnen die soms eeuwig zijn.

Het verschil met regulier documentbeheer is fundamenteel. Voor algemeen digitaal archiveren bij kennisintensieve organisaties is onze partner Doclogic het logische adres. Voor overheidsarchivering met Archiefwet-eisen, e-Depot-overbrengingen en formeel records management richten we ons specifiek met JOIN op de overheidscontext.

Waar archiefbeheer in de praktijk vastloopt

Veel gemeenten en uitvoeringsorganisaties herkennen deze knelpunten: 

  • Archivering gebeurt pas achteraf, niet tijdens het werk 
  • Retentietermijnen worden niet automatisch bewaakt 
  • Overbrenging naar het e-Depot is een handmatig project 
  • Compliance kost veel tijd zonder waardevol resultaat 

Het kan anders. Wanneer archivering een ingebakken onderdeel is van je werkprocessen, kost het minder en levert het meer op. 

Analoog archief blauwe laden

Wat JOIN biedt voor archivering

JOIN combineert records management, metadatabeheer en workflows in één geïntegreerde aanpak. Vier kernfuncties die voldoen aan de zwaarste overheidseisen. 
 
workflow Archiveren tijdens het werken Documenten en dossiers worden gearchiveerd op het moment dat het werk gebeurt. Het systeem classificeert automatisch op basis van zaaktype, dossier en metadata. Geen administratie achteraf.  
certificate NEN-ISO 16175 en NEN 2082-gecertificeerd JOIN voldoet aan NEN-ISO 16175 voor informatie- en archiefmanagement bij overheden. Daarnaast aan NEN 2082, de Nederlandse norm voor records management-software.  
icon-pdf-mdto Ondersteunt PDF/A en MDTO Voor duurzame opslag werkt JOIN met het PDF/A-formaat. Daarnaast ondersteunt het systeem MDTO, de Nederlandse standaard voor metadatering bij archiefoverbrengingen.  
icon-retentie Automatische retentietermijnen Stel per zaaktype of documenttype in hoelang iets bewaard moet blijven. JOIN bewaakt de termijn en signaleert wanneer documenten vernietigd of overgebracht moeten worden.  

Klaar voor het e-Depot

Nu digitaal werken al jaren gemeengoed is, komen organisaties op het punt dat elektronische documenten overgebracht moeten worden naar archiefinstellingen. JOIN ondersteunt dit volledige proces. 

  • Overbrengingslijsten samenstellen 
    Vanuit JOIN stel je overbrengingslijsten samen op basis van zaaktypen, retentietermijnen of specifieke dossiers.  
  • Export in het juiste formaat 
    JOIN exporteert overbrengingen in het formaat dat gehanteerd wordt door het archief waarop jouw organisatie is aangesloten. Compatibel met de meeste regionale historische centra en het Nationaal Archief.  
  • Vernietiging na overbrenging 
    Na een succesvolle overbrenging wordt de data in JOIN automatisch vernietigd, met audittrail. Zo blijft er één bron van waarheid, volgens de Archiefwet.  

Digitaal archief - server

Archivering verweven met zaakgericht werken

Het zaaksysteem is het hart van JOIN, maar werkt het beste in combinatie met de andere onderdelen. Aanvragen die binnenkomen via het digitaal loket, klantvragen in de klantcontactsoftware, automatische archivering via RMA & Archivering en anonimiseren voor Woo-verzoeken via Carp-E.
Eén platform, één werkstroom.

Klanten die met JOIN archiveren

Overheidsorganisaties van uiteenlopende omvang vertrouwen op JOIN voor hun archiefbeheer. Een greep uit onze klanten:

Veelgestelde vragen over RMA en archiveren

Wat is het verschil tussen archiveren en records management? Archiveren is het bewaren van documenten voor de lange termijn. Records management is een breder concept: het systematisch beheren van records over hun hele levenscyclus, van creatie tot vernietiging of overbrenging.  
Voldoet JOIN aan de Archiefwet 2021? Ja. JOIN is ontworpen voor de eisen van de Archiefwet en wordt continu doorontwikkeld op nieuwe wetgeving en standaarden. Ook MDTO-ondersteuning is volledig geïntegreerd.  
Kan JOIN een papieren archief digitaliseren? Ja. Decos helpt met het migreren van papieren archieven naar het digitale archief, inclusief scanning, OCR en metadata-toekenning.
Digitaal archief CTA banner

Aan de slag met archiveren

Wil je weten hoe JOIN je helpt om Archiefwet-conform te werken, zonder dat het je dagelijkse werk belast? Plan een demo of bespreek je archiveringsvraagstuk met een van onze consultants.  
Vraag een demo aan
Bekijk alle oplossingen