Wmebv: kun jij straks bewijzen wat je verstuurt?

Daarbij hoort een nieuwe realiteit: digitale communicatie moet aantoonbaar betrouwbaar zijn. Niet alleen verzenden, maar ook bewijzen dat iets ontvangen is. Niet alleen informeren, maar vastleggen dat notificaties zijn verstuurd. Voor gemeenten is dat een uitdaging. Want digitale communicatie loopt via verschillende kanalen, systemen en processen. Hoe zorg je dan voor overzicht en sluitend bewijs?  

Wat de Wmebv vraagt 

De wet legt nadruk op drie elementen die direct impact hebben op de gemeentelijke praktijk: 

• Ontvangstbevestiging: burgers moeten zwart-op-wit kunnen zien dat hun digitale bericht is ontvangen 

• Notificatieplicht: inwoners moeten actief worden geïnformeerd wanneer er een bericht klaarstaat, bijvoorbeeld in de Berichtenbox 

• Bewijslast: gemeenten moeten kunnen aantonen wat is verstuurd, wanneer, via welk kanaal en binnen welk proces 

Dit gaat verder dan voldoen aan de wet. Het zorgt dat inwoners kunnen vertrouwen op duidelijke, zorgvuldige dienstverlening. Een inwoner moet erop kunnen vertrouwen dat zijn digitale contact serieus wordt genomen, en terug te vinden is wanneer dat nodig is. 

De praktijk: versnippering vraagt om structuur  

Veel gemeenten werken met meerdere systemen: 

• Formulieren via één applicatie

• Documenten in diverse mappen of systemen

• Berichten via e-mail én Berichtenbox

• Procesinformatie deels in het zaaksysteem, deels erbuiten

• MijnPortalen waarin informatie beschikbaar is

Op zichzelf werkt dit vaak, maar voor bewijsvoering is het kwetsbaar. Als gegevens verspreid staan, kost het tijd en energie om te reconstrueren wat er is gebeurd. Een uniforme, centrale aanpak is dus niet alleen wettelijk noodzakelijk, maar ook praktisch. 

Zaakgericht werken als basis voor bewijs 

Zaakgericht werken brengt structuur. Het zorgt ervoor dat alle relevante informatie, acties en documenten rond een aanvraag of melding samenkomen in een digitaal dossier, de zaak. Dat betekent: 

• Een centrale plek voor berichten, besluiten en stappen 

• Inzicht in wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd 

• Automatisch een herleidbare tijdlijn 

• Duidelijkheid voor medewerkers en inwoners 

Zo wordt wat de Wmebv vraagt, transparantie, traceerbaarheid en zekerheid, onderdeel van het dagelijkse werk. Het is belangrijk te benadrukken: dit is niet alleen technologie. Het is een manier van werken. Technologie ondersteunt, maar het proces komt eerst. 

Hoe technologie dit ondersteunt 

De oplossing zit niet in meer registreren, maar in slimmer automatiseren. Zodat bewijs automatisch ontstaat terwijl processen lopen. Een toekomstbestendige inrichting werkt zo: 

• Het zaakdossier is de centrale bron van waarheid 

• Processen leggen automatisch vast wie wat wanneer heeft gedaan 

• Verzendkanalen registreren ontvangst en notificaties zonder handwerk 

Bij Decos helpen we gemeenten dit in de praktijk vorm te geven met onder andere: 

• JOIN Zaak & Document als centrale plek voor zaken, documenten en bewijs 

• ProcessPro voor gestandaardiseerde en aantoonbare processtappen 

• Integraties met Postex en de Berichtenbox voor verzenden, ontvangstbevestiging en notificaties 

Zo ontstaat een complete en controleerbare keten, zonder dat medewerkers extra stappen hoeven te zetten. Dat maakt dienstverlening niet alleen Wmebv-proof, maar ook rustiger voor medewerkers en duidelijker voor inwoners. 

Van verplichting naar vertrouwen 

De Wmebv is geen papieren afvinklijst. Het is een kans om digitale dienstverlening betrouwbaarder, duidelijker en menselijker te maken. Als inwoners merken dat hun bericht veilig aankomt, dat ze tijdig worden geïnformeerd en dat alles transparant verloopt, groeit het vertrouwen. 

Zaakgericht werken helpt daarbij. Niet als doel, maar als middel om dienstverlening te versterken. 

Samen verder bouwen aan Wmebv-proof processen 

Elke gemeente staat ergens anders in deze ontwikkeling. Sommigen hebben de basis al op orde, anderen beginnen net. Wat voor iedereen geldt: het loont om nu te kijken hoe processen, systemen en menselijk contact elkaar kunnen versterken. Wij denken daarin graag mee, inhoudelijk, praktisch en met kennis van gemeentelijke realiteit. 

Plan een adviesgesprek over zaakgericht werken in het licht van de Wmebv.

Samen verkennen we hoe jouw organisatie stappen kan zetten richting betrouwbare digitale bewijslast. Voor inwoners, organisatie en wetgeving.