Functioneel Beheer van JOIN als abonnement: zó ontzorgen we jou

Een functioneel beheerder die uitvalt door ziekte, zwangerschap, privéomstandigheden of een wisseling van werkgever – het is de nachtmerrie van menig (overheids)organisatie. Enerzijds leven we nog steeds in tijden van personeelstekort; anderzijds is het inwerken van een nieuwe collega een kostbare en langdurige aangelegenheid. Zeker wanneer de functioneel beheerder tijdelijk niet of minder beschikbaar is, wil je voorzichtig zijn met grote investeringen. En waar vind je de nieuwe collega die morgen al raad weet met het beheer van een systeem als JOIN Zaak & Document, waar de nodige kennis en ervaring essentieel zijn?
 

De Functioneel Beheer Dienst: wat is er mogelijk?

Reden voor ons een Functioneel Beheer Dienst in het leven te roepen: een abonnement op onze gecertificeerde applicatiebeheerders, die JOIN optimaal laten draaien binnen jouw organisatie.

De Functioneel Beheer Dienst is kostenefficiënt. Voor een vast bedrag per maand heb je altijd toegang tot functionele ondersteuning, zelfs in vakantieperiodes. Ook hoeft jouw organisatie geen tijd en geld in opleidingen te steken.

De klussen die we je uit handen nemen, zijn helemaal afhankelijk van jouw wensen. Om je een idee van de mogelijkheden te geven toch een – incompleet – lijstje:

• Interne tickets afhandelen
  Als je gebruikmaakt van een ticketsysteem, zoals TOPdesk, kunnen onze functioneel beheerders hierin meedraaien. Ze pakken snel de dagelijkse meldingen op en verwerken de service requests.
   

• Gebruikersbeheer
  Onze functioneel beheerders zorgen dat jouw nieuwe collega’s direct aan de slag kunnen in JOIN, met de juiste rechten en dergelijke. Daarnaast kunnen zij onder andere het gebruikersbestand opschonen en helpen bij het inrichten of opschonen van gebruikersprofielen.
   

• Gebruikerstrainingen
  Onze functioneel beheerders helpen je collega’s graag op weg in JOIN met laagdrempelige gebruikerstrainingen. Diepgaandere trainingen vallen buiten de Functioneel Beheer Dienst.
   

• Zaaktypen configureren en up-to-date houden
  Als jouw organisatie gebruikmaakt van zaaktypen.nl kan onze functioneel beheerder assisteren in het up-to-date houden van zaaktypen, documenttypen, workflows, resultaten en statussen, autorisaties, et cetera.
   

• Oude versies van JOIN uitfaseren
  Als je nog documenten hebt geregistreerd in oudere versies van JOIN, zoals Decos D5, assisteert de functioneel beheerder bij het inventariseren van de documenten en eventueel verouderde registraties. In overleg stelt hij aanbevelingen op om deze verouderde data uit te faseren (in richtlijn met bewaar- en verwijderingsnormen volgens de Archiefwet) en assisteert bij het daadwerkelijk uitfaseren van de verouderde data.
   

• Testen en ondersteunen bij nieuwe releases
  Vier keer per jaar verschijnt er een nieuwe release van JOIN Zaak & Document. Onze functioneel beheerders zorgen dat deze uitvoerig getest worden in de acceptatie-omgeving van jouw organisatie en, als je niet in de cloud zit, ondersteunen bij de installatie.
   

• Bedrijfsprocessen automatiseren
  Onze functioneel beheerder kan je ondersteunen bij het analyseren van huidige werkprocessen en aanbevelingen doen om deze processen eventueel te automatiseren, bijvoorbeeld via workflows of validaties. Deze processen kan hij ook voor je inrichten.
   

Bovendien kan jouw nieuwe collega ook gewoon meedraaien met sprints en projecten; veel van onze klanten hebben behoefte aan een lagere werkdruk.

Functioneel Beheerders Jasper en Bob
 

Altijd bereikbaar

Ons team van functioneel beheerders is de gehele werkweek beschikbaar. Omdat veel gemeenten op diverse locaties en ook thuis werken, zorgen de JOIN-experts ervoor dat je ze makkelijk online kan aanschieten.

Hoewel onze functioneel beheerder Bob de Wildt vanuit Barcelona werkt, merk je daar als klant niets van. “Alles kan tegenwoordig online via meetings, dus ik denk dat het geen belemmering is,” vertelt Bob, die via Microsoft Teams altijd bereikbaar is.

De gemeente die Bob inhuurt, behandelt hem dan ook als iedere andere collega. Jasper Ruijgrok, die eveneens onderdeel is van het Functioneel Beheer-team, herkent dat beeld. “Je wordt niet echt als een externe gezien; je bent onderdeel van het team.”

Onze dienst bestaat sinds vorig jaar; de eerste klanten zijn vooral blij dat ze in een drukke periode teamversterking krijgen. Ook de ervaring van de beheerders bij diverse organisaties blijkt nuttig. “Doordat we werken met meerdere omgevingen,” vertelt Bob, “zien we bij andere klanten wat handige tools zijn of een handige inrichting van het systeem.” Zijn voorstel om data in JOIN op te schonen, aan te vullen en compleet te maken, werd bijvoorbeeld enthousiast ontvangen binnen de Drentse gemeente De Wolden. Inmiddels heeft Bob dit ook uitgevoerd.
 

Functioneel Beheer uitbesteden zonder omkijken?

De Functioneel Beheer Dienst biedt jouw organisatie op een kostenefficiënte wijze fulltime toegang tot expertise en zekerheid. Onze functioneel beheerders staan te popelen om je te helpen!

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op met je accountmanager of plan direct een meeting in via www.decos.com/afspraak.