Hoe Gemeente Huizen het Woo-proces optimaliseert

De gemeente Huizen heeft flinke digitale ambities om haar dienstverlening te moderniseren. Datagedreven werken en de inzet van automatisering, analytics en AI kunnen helpen om processen te verbeteren, zodat de gemeente inwoners en ondernemers sneller en beter van dienst kan zijn.

Het is dan ook logisch dat de gemeente in Noord-Holland niet wil achterlopen als het gaat om de eisen die de Wet open overheid (Woo) stelt. Terwijl veel overheidsorganisaties nog worstelen met de Woo-verplichtingen, streeft Huizen ernaar om dit jaar volledig compliant te zijn en het proces op termijn verder te optimaliseren. 

WAT IS DE WOO OOK ALWEER?

Sinds 1 mei 2022 geldt de Wet open overheid (Woo), die de eerdere Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. Daarmee is het speelveld voor overheidsinformatie flink veranderd. Waar burgers voorheen zélf een verzoek moesten indienen om documenten openbaar te maken (het welbekende 'wobben'), zijn overheidsorganisaties nu verplicht om belangrijke informatie actief te publiceren.

Denk aan bestuursstukken, rapporten van adviesorganen, onderzoeken en klachten. Het doel: een transparantere overheid die haar informatie beter toegankelijk maakt voor iedereen.

het woo portaal van decos

Gemeente Huizen werkte al met het zaaksysteem JOIN van Decos en besloot om ook diens oplossing voor het Woo-proces te gebruiken. “Voor ons was het logisch om te kiezen voor het Woo Portaal van Decos,” vertelt Martijn Stekelenburg. Hij is strategisch adviseur bij Native Consulting en begeleidt de gemeente bij het Woo-proces. “We wilden de snelheid erin houden en omdat we JOIN al gebruikten, hoefden we geen aparte
leveranciersselectie te doen. Het doet mij deugd dat we snel meters maken en dat komt zeker ook door de proactieve houding van de deelnemers aan het project.”

Het Woo Portaal is gekoppeld aan JOIN en stelt gemeenten in staat om op een gebruiksvriendelijke en veilige manier beleidsinformatie te publiceren. Via het portaal kunnen inwoners eenvoudig zoeken in gepubliceerde documenten, door te filteren op categorie en publicatieperiode. De Woo-categorieën zijn afgestemd op de informatiecategorieën binnen JOIN en kunnen per organisatie verschillend worden ingericht.

zaakgericht werken als basis

Een belangrijk uitgangspunt is dat het portaal slechts één bron ontsluit: het zaaksysteem JOIN. De documenten worden niet verplaatst, maar blijven in het zaaksysteem beschikbaar. API-koppelingen voorkomen duplicatie en de data blijft beheerd.

Deze inrichting sluit goed aan op het zaakgericht werken binnen de gemeente Huizen. Naar eigen zeggen heeft Martijn sterk ingezet op het zaakgericht werken voor de Woo. “Daarmee heb je ook de openbaarmaking automatisch geregeld, omdat je dat centraal vanuit je zaaksysteem kunt doen. Bovendien resulteert zaakgericht werken in transparante processen, die je duidelijk aan interne medewerkers kunt uitleggen, en ontstaat er een audittrail.”

minder werk

Ook aanvullende processen zoals anonimisering en e-formulieren worden aan JOIN gekoppeld. In samenwerking met Decos werkt de gemeente aan een optimale configuratie. Martijn: “Ze zitten vrij kort op de bal. Dat werkt prettig samen.”

De adviseur is tevreden dat hij met het Woo Portaal kan bijdragen aan een transparanter bestuur. Bovendien leidt actieve openbaarmaking op de lange termijn tot minder werk. “Hoe transparanter je als overheid bent, des te minder verzoeken je krijgt. Als mensen informatie zelf kunnen vinden, is een Woo-verzoek niet meer nodig.”