Formulieren: de digitale ruggengraat van gemeentelijke dienstverlening

Formulieren zijn vaak het eerste contactpunt tussen burgers of bedrijven en de gemeente. Tegelijkertijd vormen ze het grootste struikelblok bij het voldoen aan de Wmebv. Niet-toegankelijke PDF’s, formulieren die niet werken op mobiel of niet gekoppeld zijn aan interne systemen veroorzaken frustratie bij inwoners en extra werk bij medewerkers. 

Juist omdat formulieren een centrale rol spelen, staan ze in deze blog centraal. We laten zien waarom digitale formulieren de ruggengraat van gemeentelijke dienstverlening zijn, welke eisen de wet stelt en hoe gemeenten hier concreet invulling aan kunnen geven. 

Waarom formulieren onmisbaar zijn? 

De Wmebv geeft burgers en bedrijven het recht om officiële berichten digitaal te versturen. Daarbij zijn formulieren de spil van vrijwel elk proces: ze zijn het kanaal voor aanvragen, bezwaren en klachten, leggen automatisch bewijs van verzending vast en zorgen voor een soepele doorloop richting interne systemen. 

Goed ingerichte formulieren zijn daarmee niet alleen een wettelijke noodzaak, maar ook een kans om de dienstverlening merkbaar te verbeteren. Zowel voor inwoners als voor medewerkers. 

Wat de Wmebv vraagt van formulieren 

De wet maakt duidelijk dat digitale formulieren toegankelijk, veilig en gebruiksvriendelijk moeten zijn. Ze moeten naadloos aansluiten op interne processen, alleen noodzakelijke gegevens uitvragen en burgers een ontvangstbevestiging en afschrift bieden. Daarnaast moet de gemeente voorbereid zijn op technische storingen: de indieningstermijn mag dan niet in het nadeel van de burger uitvallen. 

Met andere woorden: formulieren zijn pas echt Wmebv-proof als ze werken voor iedereen. Ongeacht apparaat, vaardigheid of proces. 

Van verplichting naar verbetering

Een moderne formulierenoplossing helpt gemeenten om aan de wettelijke eisen te voldoen en de dienstverlening structureel te verbeteren. Dat begint bij gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid, maar gaat verder: 

• Medewerkers kunnen samen met burgers formulieren invullen, bijvoorbeeld via het KCC of aan de balie. 

• Slimme validaties, berekeningen en vraaggeleiding zorgen dat formulieren eenvoudig blijven, ook bij complexe aanvragen. 

• Integraties met zaaksystemen en portalen zorgen ervoor dat gegevens direct in de juiste processen terechtkomen. 

• AI kan formulieren begrijpelijker maken en fouten voorkomen. 

Met oplossingen zoals de Formulierenserver van Seneca kunnen gemeenten deze verbeteringen stap voor stap. Zo worden formulieren niet langer een lastige verplichting, maar een krachtige schakel in het digitale dienstverleningsproces. 

De impact van goed ingerichte formulieren 

Door formulieren zorgvuldig op te bouwen en te koppelen aan interne processen, ontstaat een win-winsituatie: minder administratieve druk, hogere tevredenheid onder inwoners en volledige naleving van de Wmebv. 

Formulieren vormen zo letterlijk de ruggengraat waarop alle andere digitale kanalen binnen de gemeentelijke dienstverlening rusten. 

Aan de slag: ontdek hoe jouw formulieren Wmebv-proof worden 

Wil je zien hoe jouw gemeente formulieren snel en effectief Wmebv-proof kan maken? Kijk dan ons webinar “Digitaliseer je formulieren: voorbereid op de Wmebv” terug. Tijdens het webinar laten we zien hoe de Formulierenserver van Seneca gemeenten helpt om formulieren eenvoudig te digitaliseren, toegankelijk te maken voor iedereen en veilig te koppelen met interne systemen zodat je vandaag al stappen kunt zetten richting volledige Wmebv-compliance. 

Wil je liever direct sparren over de situatie binnen jouw organisatie? Plan een demo of adviesgesprek en ontdek hoe je formulieren toekomstbestendig kunt inzetten. 

In deel 3 van onze reeks kijken we verder naar de volgende uitdaging: de zorgplicht. Hoe ondersteun je ook digitaal minder vaardige inwoners, zonder je processen te vertragen?