De publieke sector moet transparanter worden en daarom wordt volgend jaar de Wet open overheid (Woo) in het leven geroepen. Het gevolg: overheden moeten veel meer documenten vrijgeven, en dat kan wel eens een uitdaging worden. Bijvoorbeeld als het gaat om het (niet) delen van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.
De roep om een transparante overheid wordt steeds luider, juist omdat de praktijk soms een heel ander beeld geeft. Demissionair minister-president Rutte beloofde beterschap en het vermoeden is dat een transparante overheid een speerpunt van het nieuwe kabinet wordt.
Invoering van de Wet open overheid (Woo)
Vooruitlopend daarop wordt volgend jaar, als alles volgens plan verloopt, de Wet open overheid (Woo) ingevoerd. Deze wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo is de opvolger van Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het bijzondere aan de nieuwe wet is dat deze voorschrijft dat diverse overheidslagen zelf actief informatie openbaren. Bij de Wob is de burger aan zet; die moet zelf een zogeheten Wob-verzoek doen.
Wat de invoering van de Woo in de praktijk betekent? Gemeenten zullen nog meer documenten moeten vrijgeven, terwijl het momenteel al een flinke klus is alle Wob-verzoeken bij te benen. Ter illustratie: de gemeente Amsterdam krijgt nu al zo’n 500 Wob-verzoeken per jaar binnen. Inmiddels duurt het afhandelen van de verzoeken gemiddeld vijf keer langer dan is vastgelegd in de wet, meldt AT5.
Geen persoonsgegevens delen
Een van de grote uitdagingen bij het publiceren van informatie, is het onzichtbaar maken van persoonlijke en/of vertrouwelijke informatie. Bedenk dat één verzoek kan resulteren in het vrijgeven van honderden pagina’s. Die moeten allemaal worden doorzocht op gevoelige informatie, zoals de namen van inwoners. Privacy is een onvervreemdbaar recht van de burger en de overheid moet alles in haar macht doen om bij het openbaar maken van documenten geen persoonsgegevens van derden te delen. Niet voor niets voorziet de AVG in hoge boetes voor datalekken.
Dit gaat nog wel eens mis. Zo wordt soms een zwarte balk over een naam in een PDF geplakt om de letters onzichtbaar te maken. Maar met een paar simpele handelingen is de tekst dan weer terug te halen. Vorig jaar nog ging een provinciaal politiekorps de fout in bij het versturen van een afwijzing van een Wob-verzoek: de naam van de ontvanger werd met bovenstaande methode ‘weggelakt’ en de brief werd online gezet. Omdat het om een gevoelige zaak ging – het verzoek zou zijn gedaan namens een haataccount op Twitter – is het eerder geluk dan wijsheid dat deze lek niet tot problemen heeft geleid.
Een effectievere methode om te anonimiseren is de volgende: je lakt informatie handmatig weg met Tipp-Ex of een zwarte stift en scant vervolgens het document. Dit is een effectieve maar helaas ook arbeidsintensieve methode.
Professioneel anonimiseren voor de Woo
Minder arbeidsintensief wordt het Woo-proces met de inzet van software die ondersteunt bij het herkennen en anonimiseren van privacygevoelige informatie. Daarbij gaat het om meer dan het plaatsen van een zwarte balk in een PDF. Een professionele oplossing helpt medewerkers bij het identificeren van gevoelige gegevens, versnelt de beoordeling van documenten en ondersteunt een zorgvuldige afhandeling van Woo-verzoeken.
Minstens zo belangrijk is dat geanonimiseerde informatie daadwerkelijk en onomkeerbaar uit het document wordt verwijderd. Alleen dan kan vertrouwelijke informatie veilig worden gepubliceerd.
Voor veel overheidsorganisaties is anonimiseren daarom een vast onderdeel geworden van het Woo-proces. Niet als losse stap, maar als onderdeel van een zorgvuldig ingerichte keten van dossiervorming, beoordeling en openbaarmaking.
Anonimiseren als onderdeel van de Woo-keten
Openbaar maken begint met zorgvuldig beoordelen. Voordat documenten gepubliceerd kunnen worden, moeten persoonsgegevens en andere vertrouwelijke gegevens worden herkend en afgeschermd.
Met JOIN Anonimiseren beschikken gemeenten over een oplossing die speciaal is ontwikkeld voor dit proces. Medewerkers kunnen documenten efficiënt beoordelen, vertrouwelijke informatie anonimiseren en de controle houden over wat uiteindelijk wordt gepubliceerd.
Omdat JOIN Anonimiseren onderdeel is van de bredere Woo-aanpak van Decos, sluit het naadloos aan op dossiervorming, zaakgericht werken en openbaarmaking. Zo ondersteunt Decos niet alleen het publiceren van informatie, maar de volledige Woo-keten: van verzoek tot openbaarmaking.