Skip to content
Close
SEARCH
Contact
Contact
Bestuurlijke besluitvorming - vergadertafel

Bestuurlijke besluitvorming

Met JOIN Bestuurlijke Besluitvorming verloopt het hele proces digitaal en transparant binnen één systeem. Van voorstel tot besluit, in alle stappen onderbouwd en herleidbaar.

Bekijk alle oplossingen
Plan een demo

Wat is bestuurlijke besluitvorming?

Een collegevoorstel rondkrijgen is geen kleine handeling. Adviezen verzamelen, akkoorden organiseren, vergaderingen voorbereiden, besluiten vastleggen, uitvoering monitoren. Bestuurlijke besluitvorming is het proces waarin een gemeente, uitvoeringsorganisatie of bestuursorgaan formele besluiten neemt. Van het opstellen van een voorstel tot het verzamelen van adviezen, het krijgen van akkoorden, het agenderen voor vergaderingen en het vastleggen en uitvoeren van het besluit. Het zijn de processen die de organisatie laten draaien op het hoogste niveau.

In de praktijk is dit vaak een proces dat verspreid is over mailboxen, gedeelde mappen en papieren stukken. Niet meer van deze tijd, en in een wereld waarin transparantie steeds belangrijker wordt ook risicovol. 

Waar bestuurlijke besluitvorming in de praktijk vastloopt

Veel gemeenten herkennen deze patronen: 

  • Versiebeheer is onoverzichtelijk, niemand weet welke versie definitief is
  • Besluitstukken worden op papier rondgebracht
  • Het secretariaat verliest tijd met agenda's en bijlagen samenvoegen
  • Achteraf is moeilijk te reconstrueren wie wat heeft besloten en waarom

JOIN Bestuurlijke Besluitvorming pakt deze patronen aan. Alle handelingen die ten grondslag liggen aan een beleidsbeslissing, van initiatie tot besluit, digitaal en vanuit één systeem.
Dynamic_case_management_header

Hoe JOIN Bestuurlijke Besluitvorming werkt

Het besluitvormingsproces in JOIN doorloopt vier fasen, met elke fase volledig digitaal ondersteund.

1
Voorstel opstellen
De opsteller maakt een voorstel direct vanuit de zaak. Templates voor collegevoorstellen, raadsvoorstellen en andere besluitstukken zorgen voor consistentie. Bijlagen koppel je gericht: alleen de stukken die voor de besluitvormers relevant zijn. 
2
Adviezen verzamelen
Collega's geven advies op paragraafniveau. Geen losse mailtjes meer, wel gestructureerde feedback die zichtbaar is in het voorstel. De opsteller verwerkt adviezen en past het voorstel aan.
3
Akkoorden organiseren
Vooraf gedefinieerde rollen geven akkoord. Wie moet wat goedkeuren, in welke volgorde? Het systeem bewaakt de route. Zo nodig kan een besluitvormer het voorstel terugsturen naar de opsteller. 
4
Bestuurlijke besluitvorming
College, raadscommissie, raad of raad van bestuur: elk bestuurlijk orgaan beslist over het voorstel. Besluit wordt vastgelegd, automatische besluitenlijst gegenereerd en zaak in vervolg gezet. 

Voor wie is dit relevant?

JOIN Bestuurlijke Besluitvorming is ontwikkeld voor organisaties met een formele besluitvormingsstructuur. Vier typische doelgroepen. 
 
Gemeenten Het volledige proces van college- en raadsbesluiten. Inclusief raadscommissies en bestuurlijke ondersteuning.    
Uitvoeringsorganisaties Raad van bestuur en directie-besluiten met een vergelijkbare structuur. Ondersteunend voor formele governance.  
Veiligheidsregio's Algemeen bestuur, dagelijks bestuur en commissiestructuur. Specifiek ingericht op de besluitvormingsroute van veiligheidsregio's.   
Waterschappen Algemeen bestuur, dagelijks bestuur en bestuurlijke commissies. Onderdeel van een breder zaakgericht werkproces.   

Sjablonen en digitaal vergaderen

Een raadsvoorstel ziet er anders uit dan een collegevoorstel, en een commissievoorstel weer anders. JOIN ondersteunt dit met verschillende voorstel- en besluitenlijstsjablonen. Per documenttype koppel je het juiste sjabloon, zodat de layout altijd klopt en niemand achteraf hoeft te schuiven. Voor de digitale vergadering zelf sluit JOIN Bestuurlijke Besluitvorming aan op vergadersystemen: voorstellen worden geagendeerd, bijlagen verschijnen automatisch en besluiten worden vastgelegd in het bijbehorende zaakdossier. Geen losse handelingen meer tussen voorbereiding en uitvoering.

Naadloos onderdeel van JOIN

Bestuurlijke besluitvorming staat niet los van de rest van je werk. JOIN integreert besluitvorming direct in zaakgericht werken. Een aanvraag voor een subsidie, vergunning of beleidstuk kan zonder onderbreking doorlopen naar de bestuurlijke fase. Het besluit komt terug in dezelfde zaak en wordt automatisch gearchiveerd via RMA & archivering.

kennisbank_centerone_header

Wat het oplevert

De voordelen van digitale besluitvorming zijn meetbaar. Vier resultaten die onze klanten rapporteren. 

 

  • Transparant proces

Iedere stap is herleidbaar. Wie heeft wat geadviseerd, wie heeft wat goedgekeurd, wanneer.  

 

  • Snellere doorlooptijd 

Geen papier rondbrengen, niet hoeven wachten op handtekeningen. Stukken stromen digitaal door de organisatie.  

 

  • Minder werk voor het secretariaat 

Agenda's en besluitenlijsten worden automatisch gegenereerd uit het systeem. Het secretariaat houdt tijd over voor inhoudelijk werk. 

 

  • Toegankelijk voor burgers 

Wanneer de informatiehuishouding op orde is, kan de publieke waarde worden vergroot. Besluiten zijn herleidbaar voor burgers die om transparantie vragen. 

Aan de slag met bestuurlijke besluitvorming

Wil je zien hoe JOIN Bestuurlijke Besluitvorming werkt in de praktijk? Plan een demo en ontdek hoe het proces er bij jouw organisatie uit kan zien. 
Plan een demo
Bekijk alle oplossingen