Skip to content
Close
SEARCH
Contact
Contact
wmebv_checklist_header

Documenten anonimiseren

Privacygevoelige informatie in documenten veilig en gecontroleerd afschermen. Voor Woo-verzoeken en AVG-verplichtingen, zonder complexe implementaties.

Plan een demo

Waarom anonimiseren noodzakelijk is

Bij Woo-verzoeken en andere openbaarmakingstrajecten moeten documenten zorgvuldig worden gecontroleerd op privacygevoelige gegevens. Handmatig lakken kost veel tijd en is foutgevoelig, zeker wanneer de druk hoog is of meerdere afdelingen betrokken zijn. Onze anonimiseeroplossing JOIN Anonimiseren ondersteunt dit proces door medewerkers te helpen sneller en consistenter te anonimiseren, met behoud van controle en transparantie. 

JOIN Anonimiseren werkt als zelfstandige anonimiseringsoplossing én als geïntegreerde module binnen JOIN Zaak & Document. Zo kies je de aanpak die het beste past bij jouw informatievoorziening, terwijl je altijd profiteert van dezelfde betrouwbare anonimiseringsfunctionaliteit.

Hoe JOIN Anonimiseren werkt

JOIN Anonimiseren herkent privacygevoelige gegevens in documenten en markeert deze automatisch. Na controle door de gebruiker worden deze markeringen onomkeerbaar omgezet in zwarte balken, zodat de informatie niet meer zichtbaar is voor derden.

decision
Automatische herkenning

JOIN Anonimiseren herkent onder andere namen, burgerservicenummers, adressen, geboortedata, telefoonnummers, e-mailadressen, IBAN's en kentekens. 
file-lock
Denkt met je mee
Suggesties die vrijwel altijd afgeschermd moeten worden, zoals namen en adressen, accepteert JOIN Anonimiseren alvast. Dat scheelt handelingen, en terugdraaien kan altijd. Hele projecten volledig automatiseren kan ook.
team
Controle door gebruiker
Voordat markeringen definitief worden, controleert de medewerker de voorstellen. Eventuele aanvullingen of correcties zijn gemakkelijk door te voeren. Zo houd je controle over de uitkomst. 
inspection
Onomkeerbaar resultaat
Na bevestiging verdwijnt de onderliggende tekst echt uit het document en is niet terug te halen. Hoe de afscherming eruitziet bepaal je zelf: standaard zwarte balken, desgewenst een andere opmaak of een vervaagd vlak.
transcription
Toegankelijk resultaat
Het document blijft een tekstdocument, geen afbeelding. De overgebleven tekst blijft doorzoekbaar, selecteerbaar en voorleesbaar. Ook de tekstlaag onder de afscherming is geanonimiseerd, zodat voorleessoftware nooit afgeschermde gegevens uitspreekt.
collaboration chain 00415b
Governance op tenant- en projectniveau
Centrale regie vanuit de organisatie, met lokale flexibiliteit per project of afdeling. Behoud overzicht, terwijl teams zelf de instellingen kunnen afstemmen op hun eigen proces.

Onze visie op AI bij anonimiseren

Bij anonimiseren is één gemiste naam al een datalek. Daarom stellen we een eis aan de herkenning die generatieve AI van nature niet waarmaakt: dezelfde input geeft altijd dezelfde output, en van elke afscherming kun je achteraf uitleggen waarom die er staat.

Generatieve modellen werken op waarschijnlijkheid. Ze zijn niet reproduceerbaar en niet volledig uitlegbaar. Voor een besluit dat je moet kunnen verantwoorden aan een verzoeker of een rechter is dat een risico dat wij niet bij onze klanten neerleggen. Dat geldt ook voor een model in eigen beheer: waar het model draait verandert niets aan hoe het tot een antwoord komt.

De kern van JOIN Anonimiseren draait daarom op vaste patronen, woordenlijsten en per project instelbare blacklists en whitelists, met altijd een medewerker die het resultaat vaststelt. AI onderzoeken we als extra paar ogen náást die basis. Optioneel en standaard uitgeschakeld, zodat jij bepaalt of het een rol speelt.

Eén keten voor Woo-afhandeling

Veel Woo-verzoeken worden vertraagd doordat ze door losse systemen lopen: ontvangst hier, beoordeling daar, anonimiseren weer ergens anders. Door JOIN Anonimiseren te combineren met het JOIN Zaaksysteem en het JOIN Woo Portaal ontstaat één doorlopende keten voor de afhandeling van Woo-verzoeken: van ontvangst en documentbeheer tot anonimiseren en publicatie.

Waar organisaties voorheen aparte oplossingen nodig hadden voor Woo-afhandeling en anonimisering, biedt deze combinatie een samenhangende oplossing vanuit één leverancier. Dit verkleint de kans op fouten en versnelt de doorlooptijd.

463092

Flexibel inzetbaar

JOIN Anonimiseren is beschikbaar als installeerbare software en als webservice. Via de webservice koppel je het aan vrijwel elk bestaand systeem; JOIN biedt daarnaast kant-en-klare koppelingen met eData, xxllnc Anonimiseren, OCTOBOX en BM Dataprotector. Met JOIN Zaak & Document gaat het een stap verder: je kiest het anonimiseerproject direct vanuit het zaaksysteem en stuurt documenten in één handeling naar de juiste plek.

123453

Wat JOIN Anonimiseren doet

JOIN Anonimiseren is bewust ontwikkeld voor organisaties die Woo-verzoeken en andere openbaarmakingstrajecten gestructureerd willen afhandelen. Vier situaties waarin JOIN Anonimiseren het meeste oplevert.

  • Veel Woo-verzoeken

Organisaties met regelmatige Woo-verzoeken besparen aanzienlijke tijd door automatische herkenning.

  • Strikte controle en auditeerbaarheid

Geen black box, wel een tool waarin elke geanonimiseerde term traceerbaar is.

  • Geen verplichte AI in het proces

Voor organisaties die vertrouwelijke documenten niet door een generatief model willen laten beoordelen, extern of in eigen beheer.

  • Integratie met bestaand documentbeheer

Klanten die al met JOIN werken, hebben de kortste route van document naar geanonimiseerde publicatie.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen anonimiseren en pseudonimiseren?

Anonimiseren is onomkeerbaar: gegevens zijn niet meer te herleiden. Pseudonimiseren is omkeerbaar: gegevens worden vervangen door codes die met een sleutel weer leesbaar zijn. Voor publicatie van Woo-documenten kies je vrijwel altijd voor anonimiseren. 
Voldoet JOIN Anonimiseren aan de AVG? Ja. JOIN Anonimiseren is specifiek ontwikkeld voor AVG-compliance en wordt gebruikt door diverse overheidsorganisaties in Nederland.
Werkt JOIN Anonimiseren ook zonder JOIN Zaak & Document? Ja. JOIN Anonimiseren is beschikbaar als installeerbare software en als webservice. De koppeling met JOIN Zaak & Document levert de kortste route op, maar JOIN Anonimiseren kan ook losstaand worden ingezet.
Welke soorten gegevens herkent JOIN Anonimiseren? JOIN Anonimiseren herkent onder andere namen, BSN-nummers, adressen, geboortedata, telefoonnummers, e-mailadressen, IBAN-nummers en kentekens. De herkenning is uit te breiden met organisatiespecifieke termen.
Gebruikt JOIN Anonimiseren AI?

De herkenning werkt op vaste, controleerbare regels en niet op generatieve AI, zodat resultaten reproduceerbaar en uitlegbaar blijven. Waar we AI inzetten, is dat altijd aanvullend op die basis, per project instelbaar en standaard uitgeschakeld.

Aan de slag met anonimiseren

Wil je weten hoe JOIN Anonimiseren werkt in de praktijk? Plan een demo of adviesgesprek met een van onze consultants. We laten graag zien hoe je Woo-verzoeken en andere anonimiseringstrajecten sneller en betrouwbaarder afhandelt.
Vraag een demo aan
Bekijk onze oplossingen