eFormulieren voor de overheid

Wat zijn eFormulieren?

eFormulieren zijn digitale formulieren die specifiek voor overheidsorganisaties zijn ontwikkeld en direct gekoppeld zijn aan het JOIN-platform. Inwoners en ondernemers regelen hun aanvragen, meldingen en verzoeken digitaal via desktop, tablet of smartphone, met identificatie via DigiD of eHerkenning. Het ingevulde formulier komt automatisch terecht in het zaaksysteem als nieuwe zaak, met de juiste workflow en zaaktype.

Voor de overheid maken eFormulieren het verschil tussen handmatige administratie en geautomatiseerde dienstverlening. Geen aanvragen meer overtypen, geen losse mailtjes, wel een gestructureerde stroom van inwoner naar afhandeling.

Specifiek voor de overheid

JOIN Formulier onderscheidt zich van generieke formulierenoplossingen door de directe integratie met het overheidsdomein. Andere formulierenoplossingen, zoals die van Seneca, onze partner binnen Decos Technology Group, zijn breder inzetbaar voor websites, woningcorporaties of inschrijfformulieren. JOIN Formulier is van begin af aan ontwikkeld voor de overheidscontext en de samenwerking met JOIN Zaak & Document.

DigiD, eHerkenning en EIDAS-integratie Identificatie via DigiD voor burgers, eHerkenning voor bedrijven en EIDAS voor Europese inwoners. Bekende persoonsgegevens worden voor-ingevuld, zodat de inwoner alleen hoeft te controleren.

Direct gekoppeld aan zaaktypen Een ingevuld formulier wordt automatisch een zaak in JOIN met het juiste zaaktype, de juiste workflow en de juiste eigenaar. Geen handmatige overdracht meer tussen inwoner en behandelaar.

Onderdeel van Landelijke Online Diensten

JOIN Formulier wordt ingezet voor Landelijke Online Diensten zoals digitaal verhuizen en aangifte van overlijden. Lokaal én landelijk inzetbaar voor de meest voorkomende processen.

Status via burgerportaal Inwoners volgen de status van hun aanvraag via de Persoonlijke Internetpagina. Geen telefoontjes meer met "hoe staat het ervoor?", wel zelf inzicht op het moment dat het uitkomt.

Specifiek voor de overheid

Veel gemeenten en uitvoeringsorganisaties herkennen deze patronen:

Aanvragen komen binnen via post, mail of telefoon en moeten handmatig in het systeem
Inwoners moeten dezelfde gegevens steeds opnieuw invullen
Nieuwe formulieren maken vraagt om een IT-traject van weken
Formulieren staan los van het zaaksysteem, dus geen automatische workflow

JOIN Formulier doorbreekt dit patroon. Makkelijk te configureren, direct gekoppeld aan zaakprocessen en te beheren door functionele medewerkers.

Vrouw achter computer in meeting met collega

Wat JOIN Formulier biedt

Vier eigenschappen die JOIN Formulier onderscheiden van losse formulierenoplossingen.

Zelf formulieren maken zonder programmeren

Functionele medewerkers maken zelf nieuwe formulieren via een drag-and-drop-interface. Geen developer nodig, geen lange wachttijden.

Geïntegreerd kaartmateriaal

Voor formulieren met een locatiecomponent is kaartmateriaal direct geïntegreerd. Inwoners markeren een locatie op de kaart, de coördinaten worden automatisch meegegeven.

Cloudoplossing

JOIN Formulier is een cloudoplossing. Geen lokale installatie, altijd up-to-date, op te schalen bij piekmomenten.

Voldoet aan digitale toegankelijkheid

eFormulieren voldoen aan de eisen voor digitale toegankelijkheid (WCAG), inclusief inwoners met een beperking.

Naadloos onderdeel van Common Ground en digitale dienstverlening

JOIN Formulier sluit aan op de uitgangspunten van Common Ground: data wordt opgehaald bij de bron via prefill, formulieren staan los van het zaaksysteem als configureerbare componenten en koppelingen lopen via open standaarden.

Daarmee vormen eFormulieren samen met het digitaal loket en het zaaksysteem één digitale dienstverleningsketen. De inwoner dient een aanvraag in via een eFormulier, de zaak ontstaat automatisch in JOIN, de status volgt via PIP en de afhandeling verloopt via vooraf gedefinieerde workflows.

Wat het oplevert

De voordelen van eFormulieren laten zich gemakkelijk meten. Onze klanten besparen minstens 15 minuten administratieve tijd per aanvraag, doordat handmatige zaakaanmaak vervalt. Daarnaast verbetert de tevredenheid van inwoners: aanvragen kunnen 24 uur per dag worden ingediend, vanaf elk apparaat.

Snellere doorlooptijden
Een aanvraag die digitaal binnenkomt, start direct een vooraf gedefinieerd zaaktype. Geen wachttijd voor de invoer.
Hogere kwaliteit
Verplichte velden, validatiecontroles en prefill van bekende gegevens zorgen voor minder fouten en complete aanvragen.
Lagere kosten
Geen ontwikkelaar nodig voor nieuwe formulieren. Bestaande aanvraagprocessen zelf digitaliseren binnen dagen, niet weken.
Toegankelijk voor iedereen
eFormulieren zijn bruikbaar voor alle inwoners, ook degenen met een beperking.

Veelgestelde vragen over eFormulieren

Kan ik bestaande papieren formulieren omzetten naar eFormulieren? Ja. Onze implementatieconsultants helpen bij het omzetten van bestaande aanvraagprocessen naar eFormulieren. Inclusief koppeling met zaaktypen en testperiode.

Werkt JOIN Formulier ook zonder JOIN Zaak & Document? JOIN Formulier is ontwikkeld als onderdeel van JOIN Zaak & Document. De automatische koppeling met zaken is een belangrijk onderdeel van de waarde. Voor algemene formulieren zonder zaaksysteem-context, bijvoorbeeld voor websites of woningcorporaties, verwijzen we naar Seneca.

Kan ik een formulier zelf wijzigen na publicatie? Ja. Wijzigingen aan formulieren zijn direct door te voeren via het beheerinterface. Geen IT-traject nodig.

Wat zijn eFormulieren?

Specifiek voor de overheid

Specifiek voor de overheid

Wat JOIN Formulier biedt

Naadloos onderdeel van Common Ground en digitale dienstverlening

Wat het oplevert

Veelgestelde vragen over eFormulieren

Plan een demo