Skip to content
Close
SEARCH
Contact
Contact
Digital helpdesk

Digitaal loket: self-service voor inwoners

Met het digitaal loket van Decos bieden gemeenten en uitvoeringsorganisaties moderne dienstverlening die past bij de verwachtingen van vandaag. Aanvragen indienen, status volgen en communiceren met de overheid, 24 uur per dag. 

Bekijk alle oplossingen
Plan een demo

Wat is een digitaal loket?

In een tijd van webshops en online bankieren verwachten inwoners diezelfde service van hun overheidsorganisatie. Wie een vergunning aanvraagt, wil online de status kunnen zien. Wie een melding doet, wil weten wat ermee gebeurt.

Een digitaal loket is een online omgeving waar inwoners en ondernemers zaken regelen met de overheid. Aanvragen indienen, status raadplegen, documenten toevoegen, communiceren met de behandelend ambtenaar. Niet via mailtjes of telefoongesprekken, maar via één centraal portaal dat 24 uur per dag beschikbaar is. Voor de overheidsorganisatie is een digitaal loket bovendien een efficiencyslag: aanvragen die digitaal binnenkomen worden direct een zaak in het zaaksysteem, met automatische workflow, dossiervorming en doorlooptijd.

Waar dienstverlening in de praktijk vastloopt

Veel gemeenten en uitvoeringsorganisaties herkennen deze patronen: 

  • Aanvragen komen binnen via post, mail en formulieren door elkaar
  • Handmatige zaakaanmaak kost tijd en is foutgevoelig
  • Inwoners moeten bellen voor de status
  • Telefoonlijnen lopen vol met statusvragen 

Een goed digitaal loket pakt deze patronen bij de wortel aan. Inwoners dienen aanvragen digitaal in, volgen eenvoudig de status en koppelingen lopen direct door naar het zaaksysteem.

External_Services-03

Onderdelen van het digitaal loket

Het digitaal loket van Decos bestaat uit twee componenten die samen self-service voor inwoners mogelijk maken: eFormulieren voor het indienen en de Persoonlijke Internetpagina voor het volgen.  
 
workflow eFormulieren voor het indienen Met eFormulieren dienen inwoners eenvoudig aanvragen, meldingen en klachten in via desktop, tablet of smartphone. Identificatie verloopt via DigiD, EIDAS of eHerkenning. Automatisch gekoppeld aan JOIN inclusief workflow en zaaktype.  
certificate Persoonlijke Internetpagina (PIP) De PIP is het portaal waar inwoners en bedrijven 24 uur per dag inzicht hebben in hun lopende zaken. Status, details, openbare documenten en de mogelijkheid om aanvullingen te leveren of te reageren.   
paper Ingebouwde internetkassa

Voor aanvragen waar betaling bij komt kijken, beschikt het digitaal loket over een ingebouwde internetkassa. Direct afrekenen tijdens de aanvraag, zonder externe omleidingen. 

  
time Op maat gemaakt ketenportaal Voor organisaties die intensief samenwerken met ketenpartners bieden we maatwerkportalen waarin afspraken, dossiers en informatie worden gedeeld in een beveiligde omgeving.  

Wat het oplevert

De voordelen van een digitaal loket zijn meetbaar. Onze klanten besparen minstens 15 minuten administratieve tijd per aanvraag, doordat handmatige zaakaanmaak vervalt. Daarnaast neemt de inwonertevredenheid toe, omdat burgers zelf inzicht hebben in de status van hun zaak.  

  • Hogere inwonertevredenheid 
    Burgers krijgen sneller antwoord en hebben zelf inzicht in de status van hun zaak. Geen telefoontjes meer met "hoe staat het ervoor?".  
  • Strakkere werkprocessen 
    Aanvragen die digitaal binnenkomen, starten direct een vooraf gedefinieerd zaaktype. Geen vergeten stappen, geen losse mailtjes.  
  • Voldoet aan digitale toegankelijkheid 
    Het digitaal loket voldoet aan de eisen voor digitale toegankelijkheid (WCAG). Dienstverlening bereikbaar voor iedereen, ook voor mensen met een beperking.  
Receptiemedewerkers gemeente

Aansluiting op Common Ground en het JOIN-platform

Het digitaal loket sluit aan op de uitgangspunten van Common Ground: data wordt opgehaald bij de bron, koppelingen lopen via API's en standaarden, en het loket is flexibel uit te breiden met nieuwe functionaliteit. Tegelijk is het geen los systeem, maar een geïntegreerd onderdeel van het JOIN-platform. Aanvragen lopen direct door naar het zaaksysteem en worden afgehandeld volgens vooraf gedefinieerde zaaktypen, documenten worden gearchiveerd volgens de RMA-richtlijnen en vragen via andere kanalen verschijnen in de klantcontactsoftware. Eén platform, één werkstroom.

Klanten met een digitaal loket
via Decos

Overheidsorganisaties van uiteenlopende omvang vertrouwen op JOIN voor hun archiefbeheer. Een greep uit onze klanten:

Veelgestelde vragen over digitaal loket

Welke identificatiemethoden ondersteunt het digitaal loket? DigiD, eHerkenning en EIDAS. Voor specifieke ketenprocessen kunnen aanvullende identificatiemethoden worden geconfigureerd. 
Kan ik bestaande formulieren omzetten naar eFormulieren? Ja. Onze implementatieconsultants helpen bij het omzetten van bestaande aanvraagprocessen naar eFormulieren.
Is het digitaal loket geschikt voor kleinere gemeenten? Ja. Het digitaal loket is modulair afneembaar. Je begint met de processen waar de meeste impact zit en breidt later uit. 
Digitaal loket - vrouw telefoon laptop (1)

Plan een demo

Wil je zien hoe het digitaal loket werkt in de praktijk? Plan een demo en bekijk de mogelijkheden voor jouw organisatie. 
Vraag een demo aan
Bekijk alle oplossingen