Skip to content
Close
SEARCH
Plan een demo
Plan een demo
Header zaakgericht werken_0.jpg

Zaakgericht werken

De manier waarop moderne gemeenten en uitvoeringsorganisaties grip houden op hun processen, met eigen dossier, eigenaar en doorlooptijd voor elke zaak.

Bekijk ons zaaksysteem

Wat is zaakgericht werken precies?

Zaakgericht werken is de manier waarop moderne gemeenten en uitvoeringsorganisaties grip houden op hun processen. Het resultaat: snellere afhandeling, betere samenwerking en transparantere besluitvorming.

Concreet betekent het dat je werkprocessen organiseert rondom zaken. Een zaak is elk werkpakket waarvan kwaliteit, doorlooptijd en uitkomst bewaakt moeten worden. Een subsidieaanvraag, een vergunning, een melding of een klacht: allemaal zaken. Bij elke zaak hoort een zaakdossier met alle relevante documenten, correspondentie en besluiten. Niet meer verspreid over mailboxen, mappen en computers, maar bij elkaar op één plek. Iedereen die bij de zaak betrokken is, werkt vanuit hetzelfde dossier.

De definitie klinkt simpel, maar de impact is groot. Zaakgericht werken transformeert hoe ambtenaren samenwerken, hoe informatie wordt vastgelegd en hoe je verantwoording aflegt naar burgers en toezichthouders.

Waarom traditioneel werken vastloopt

Veel gemeenten en uitvoeringsorganisaties herkennen deze patronen:

  • Documenten verspreid over mailboxen, mappen en persoonlijke computers
  • Niemand weet wie de eigenaar van een zaak is
  • Doorlooptijden worden niet gehaald, signalering ontbreekt
  • Achteraf is moeilijk te reconstrueren wat is gebeurd

Zaakgericht werken pakt deze problemen bij de wortel aan. Niet door harder te werken, wel door slimmer te organiseren.

Dynamic_case_management_header

De vier kernprincipes van zaakgericht werken

Zaakgericht werken berust op vier principes die samen het verschil maken met traditioneel werken. 

 

  • Elke zaak heeft een vooraf gedefinieerd proces

Voor elk zaaktype (vergunning, subsidie, bezwaar) ligt vast welke stappen doorlopen worden, in welke volgorde en door wie. Geen ad-hoc-aanpak meer. 

 

  • Elke zaak heeft een eigen dossier

Documenten, e-mails, besluiten en notities horen bij één zaak en zijn in dat dossier vindbaar. Geen losse stukken meer in persoonlijke mailboxen. 

 

  • Elke zaak heeft een eigenaar en doorlooptijd 

Wie is verantwoordelijk? Wanneer moet het klaar zijn? Het systeem bewaakt dat doorlooptijden gehaald worden en signaleert stagnatie. 

 

  • Elke zaak is transparant

De actuele status is voor alle betrokkenen zichtbaar. Achteraf is het volledige proces te reconstrueren: wie deed wat wanneer en waarom. 

Waarom kiezen overheidsorganisaties voor zaakgericht werken?

De motivaties verschillen per organisatie, maar de voordelen overlappen sterk. Vijf veelgenoemde redenen om zaakgericht te gaan werken. 
 
efficiency Hogere productiviteit Doordat processen gestandaardiseerd zijn en informatie centraal staat, verspillen medewerkers minder tijd aan zoeken, navragen en dubbel werk.  
online-meeting Betere samenwerking Iedereen die bij een zaak betrokken is, werkt vanuit hetzelfde dossier. Vooral bij samenwerkende gemeenten of complexe ketens een gamechanger.  
health-insurance Tevreden burgers Wie zaakgericht werkt, kan burgers transparant informeren over de status van hun aanvraag. Doorlooptijden worden gehaald, communicatie is consistent.   
compliant Aantoonbare compliance Voor toezichthouders, accountants en auditrapporten is een gereconstrueerd proces met audittrail goud waard.   
file-management Toekomstgericht informatiebeheer Zaakdossiers zijn de basis voor archivering en records management. Lees meer over RMA en archivering.  

Zaakgericht werken en Common Ground

Modern zaakgericht werken sluit aan op de uitgangspunten van Common Ground. Data los van applicaties, processen flexibel inrichten, koppelingen via open standaarden. Zo blijft je organisatie wendbaar en niet vastgelopen in starre IT-keuzes. Lees meer over onze Common Ground-aanpak. 

kennisbank_centerone_header

Zaakgericht werken in de praktijk

1
Een burger dient een aanvraag in
Via het digitaal loket of een formulier ontstaat automatisch een nieuwe zaak in JOIN. Met het juiste zaaktype, de juiste eigenaar en de geldende doorlooptijd. 
2
Het systeem leidt door het proces
JOIN leidt de behandelaar stap voor stap door het zaakproces. Documenten worden automatisch op de juiste plek in het dossier opgeslagen, externe gegevens (KvK, BAG) worden bij de zaak opgehaald. 
3
Belanghebbenden zijn geïnformeerd
Burgers zien via een burgerportaal de status van hun zaak. Collega's binnen de organisatie hebben inzicht in lopende zaken via dashboards en rapportages.
4
Besluit automatisch archivering

Bij een besluit wordt het zaakdossier automatisch verwerkt: een brief naar de burger, een notitie in het systeem, archivering volgens retentietermijn. Geen losse handelingen meer. 

Veel gehoorde misverstanden over zaakgericht werken

"Zaakgericht werken is voor gemeenten"
Onjuist. Ook ministeries, waterschappen, veiligheidsregio's en uitvoeringsorganisaties hebben baat bij zaakgericht werken. Het zaaktypenmodel GEMMA ZTC 2.0 is breed toepasbaar. 
"Zaakgericht werken kan zonder zaaksysteem"
In theorie wel, met een opschrijfboekje en een geordende archiefkast. In de praktijk niet, zeker niet bij grotere organisaties of complexe zaken. Een zaaksysteem zorgt voor de borging van afspraken, ordening van informatie en digitalisering.
"Zaakgericht werken vervangt vakapplicaties"
Nee. Zaakgericht werken vult vakapplicaties aan. De vakapplicatie blijft de plek voor inhoudelijke specialisten, het zaaksysteem houdt overzicht over de bredere zaakcontext en koppelt informatie samen.

Aan de slag met zaakgericht werken

Wil je zaakgericht werken inrichten in je organisatie, of de bestaande inrichting verbeteren? Onze consultants helpen je met een aanpak die past bij jouw organisatie. Bekijk hoe JOIN als zaaksysteem je daarin ondersteunt of plan een vrijblijvend adviesgesprek.
Bekijk JOIN
Vraag een demo aan