Skip to content
Close
SEARCH
Plan een demo
Plan een demo
Gemeentefunctionaris cropped

Flexibel zaaksysteem voor Common Ground

Minder complexiteit. Meer regie. Betere dienstverlening.
Met JOIN werk je procesgericht en flexibel, en ben je klaar voor Common Ground en nieuwe wet- en regelgeving.

Wat is een zaaksysteem?

Een zaaksysteem is software waarmee een overheidsorganisatie zaken beheert van begin tot eind. Een aanvraag voor een vergunning, een melding, een bezwaarschrift: allemaal zaken. Elke zaak heeft een vaste set stappen, een eigenaar, een doorlooptijd en een dossier met bijbehorende informatie. Het zaaksysteem bewaakt dat alles en zorgt dat niets blijft liggen.

Voor de overheid is een zaaksysteem geen administratieve handigheid maar een fundament. Het bepaalt hoe snel een burger antwoord krijgt, hoe transparant besluitvorming verloopt en hoe goed je organisatie aan wettelijke verplichtingen voldoet.

Waarom een modern zaaksysteem onmisbaar is

Veel gemeenten en uitvoeringsorganisaties herkennen deze situatie:

  • Processen zijn lastig aan te passen
  • Informatie is versnipperd over systemen
  • Koppelingen zijn complex en kostbaar
  • Veranderingen duren te lang

Dit maakt het moeilijk om snel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Een modern zaaksysteem brengt structuur, overzicht en flexibiliteit terug.

communication-hands-phone-with-business-person-office-text-message-networking-app-mobile-social-media-with-employee-typing-email-closeup-workplace-contact-feedback

Van zaaksysteem naar platform voor dienstverlening

Een zaaksysteem is allang niet meer alleen een registratiesysteem. Het vormt de basis voor procesgericht werken, digitale dienstverlening aan inwoners en ondernemers, samenwerking binnen en buiten de organisatie en slim gebruik van data.

JOIN is daarom geen traditioneel zaaksysteem, maar een flexibel platform voor gemeentelijke dienstverlening.

digital-technology-contact-support-customer-service-interface-web-hand-blue-call-help-data-touch

Hoe JOIN gemeenten helpt vooruit te komen

Vier eigenschappen die het verschil maken tussen JOIN en een traditioneel zaaksysteem:
 
first Werk procesgericht en flexibel Pas processen eenvoudig aan zonder ingrijpende IT-wijzigingen.  
efficiency Krijg regie over je data Informatie is centraal beschikbaar en herbruikbaar.  
computer-settings Versnel veranderingen Speel sneller in op nieuwe wet- en regelgeving.  
network Werk beter samen Deel informatie eenvoudig met collega's en ketenpartners.  

Gebouwd volgens Common Ground-principes

JOIN sluit naadloos aan op de beweging naar Common Ground. Vier uitgangspunten die in het platform zijn ingebakken.

Data los van applicaties
Informatie wordt centraal opgeslagen en niet meer opgesloten in afzonderlijke systemen.
API-first ontwikkeld
Alle functionaliteit is ontsloten via API's, klaar voor het Common Ground-ecosysteem.
Flexibel te koppelen
Eenvoudig te integreren met andere systemen via open standaarden.
Open standaarden
Gebaseerd op de standaarden die binnen de Nederlandse overheid breed worden gebruikt.

Minder afhankelijkheid, meer wendbaarheid

Traditionele zaaksystemen zorgen vaak voor afhankelijkheid van leveranciers en complexe maatwerkoplossingen. JOIN doorbreekt dat patroon.

  • Geen onnodig maatwerk
    Wat in een ander systeem alleen via dure aanpassingen kon, regel je in JOIN via configuratie.
  • Configurabel in plaats van vast
    Pas zaaktypen, workflows en formulieren aan zonder een ontwikkelaar in te schakelen.
  • Eenvoudig uitbreidbaar
    Voeg nieuwe functionaliteit toe wanneer je organisatie daar klaar voor is.
  • Klaar voor toekomstige ontwikkelingen
    Wat morgen verandert in wetgeving of dienstverlening, kun je vandaag al accommoderen.
kennisbank_centerone_header

Zo ziet dat er in de praktijk uit

Met JOIN kun je:

  • Nieuwe processen snel inrichten zonder lange implementatietrajecten
  • Informatie uit verschillende bronnen samenbrengen in één overzicht
  • Ketenpartners veilig laten meewerken in processen
  • Dienstverlening richting inwoners verder digitaliseren

Wil je dieper ingaan op het achterliggende concept? Lees onze pagina over zaakgericht werken. 

kennisbank_centerone_header

Stap voor stap naar een modern zaaksysteem

De overstap naar een nieuw zaaksysteem hoeft geen groot risico te zijn. We begeleiden gemeenten met een aanpak die praktisch, beheersbaar en gericht op resultaat is.

1
Analyse van de huidige situatie
Wat werkt al, wat knelt en waar zit de grootste impact?
2
Bepalen van prioriteiten en quick wins
Niet alles tegelijk, wel slimme keuzes voor de eerste resultaten.
3
Gefaseerde implementatie
Stapsgewijs ingevoerd, met heldere mijlpalen en draagvlak in je organisatie.
4
Doorontwikkeling en optimalisatie

Na go-live blijven we meedenken. Lees meer over ons functioneel beheer.

Klanten over JOIN

Logo Gemeente Amsterdam
René NederstigtGemeente Amsterdam

"Dankzij JOIN kunnen onze verschillende stadsdelen gemakkelijk samenwerken en informatie uitwisselen."

 

Logo HECHT square
Ayoub AllachHECHT

"We werken toe naar een moderne digitale werkplek. Daar horen geen lokale applicaties meer bij."

 

Logo Halt square
René BuitenhuisHalt

"JOIN vormt de basis voor hoe wij data gebruiken om te sturen en verantwoording af te leggen."

 

Geïntegreerd met de rest van JOIN

Het zaaksysteem is het hart van JOIN, maar werkt het beste in combinatie met de andere onderdelen. Aanvragen die binnenkomen via het digitaal loket, klantvragen in de klantcontactsoftware, automatische archivering via RMA & Archivering en anonimiseren voor Woo-verzoeken via Carp-E. Eén platform, één werkstroom.

Ervaar JOIN in de praktijk

Wil je weten hoe jouw gemeente kan werken met een modern zaaksysteem dat wél meebeweegt? Plan een demo met een van onze consultants.
Vraag een demo aan
Plan een adviesgesprek