Aanvraagproces leerlingenvervoer

Waarom een digitaal aanvraagproces?

Als gemeente ben je verplicht om vervoer te faciliteren voor leerlingen in het speciaal onderwijs of voor leerlingen die niet in de directe woonomgeving naar regulier onderwijs kunnen. De manier waarop deze tegemoetkoming wordt geboden, is afhankelijk van de situatie, wat het aanvraagproces en de administratie bijzonder complex maakt. Met de online applicatie Leerlingenvervoer worden deze uitdagingen in één keer aangepakt.

Waarom leerlingenvervoer arbeidsintensief is

De jaarlijkse aanvragen voor vergoedingen of taxivervoer zijn complex en arbeidsintensief. Daarbij gelden binnen elke gemeente eigen regels, die ook nog eens regelmatig wijzigen. Voor gemeenten levert dit een aantal hardnekkige uitdagingen op:

Aanvragen komen onvolledig binnen en moeten worden nagevraagd
Regelgeving moet steeds geactualiseerd worden in formulieren
De jaarlijkse piek in aanvragen is moeilijk te verwerken
Kilometervergoedingen worden handmatig berekend en gecontroleerd

Met JOIN Leerlingenvervoer worden deze knelpunten in één keer aangepakt. De ouder volgt stap voor stap het aanvraagproces, waarin ieder antwoord wordt getoetst aan de regelgeving van de gemeente en aan de individuele situatie van het kind.

Leerlingenvervoer - vrouwelijke ambtenaar computer

Hoe JOIN Leerlingenvervoer werkt

Alle regelgeving van je gemeente is in het proces verwerkt. Daardoor krijgen ouders direct een voorlopig advies te zien. Jij hoeft de beslissing alleen nog maar te controleren en definitief te maken, of in een bijzondere situatie anders te beslissen. Vier eigenschappen die het verschil maken.

Regelgeving op maat van jouw gemeente

De applicatie is geconfigureerd met de specifieke regels van jouw gemeente. Wijzigt het beleid, dan wordt dat eenmalig doorgevoerd in plaats van in elk aanvraagformulier afzonderlijk.

Stap voor stap voor ouders

Ouders worden door het aanvraagproces geleid met duidelijke vragen die zijn afgestemd op de situatie. Ze kunnen geen fouten maken: het systeem laat alleen volledige en correcte antwoorden toe.

Voorlopig advies direct zichtbaar

Op basis van de antwoorden en de regelgeving genereert de applicatie een voorlopig advies. Ouders weten direct waar ze aan toe zijn. In 90 procent van de gevallen is dit voorlopige advies ook de eindbeslissing van de gemeente.

Automatische berekening van vergoedingen

Bij een autovergoeding verschijnt direct het bedrag dat de gemeente gaat vergoeden. Geen handmatig narekenen meer, geen kans op rekenfouten.

Wat het oplevert

De voordelen zijn meetbaar. Vier resultaten die onze klanten rapporteren.

Snellere doorlooptijden
Het grootste deel van de aanvragen kun je snel afhandelen. Daardoor heb je meer tijd voor de mensen die je volle aandacht verdienen.
Complete aanvragen
Geen onleesbare handschriften, geen ontbrekende velden, geen verkeerd ingevulde schoolgegevens. Aanvragen komen compleet binnen.
Eerlijke beoordeling
Doordat de regelgeving consequent wordt toegepast, krijgt iedereen dezelfde objectieve beoordeling. Geen discussie achteraf over interpretatie.
Volledige administratie
De applicatie genereert beschikkingen, vervoersberichten en betalingsberichten. De volledige administratie loopt geautomatiseerd.

Veelgestelde vragen over leerlingenvervoer

Werkt de applicatie ook als de uitvoering is uitbesteed? Ja. De applicatie wordt zowel gebruikt door gemeente die het zelf uitvoert als door welzijnsorganisaties of andere uitvoerende partijen die namens de gemeente werken.

Past de applicatie zich aan als ons beleid wijzigt? Ja. De regelgeving wordt centraal geconfigureerd. Beleidswijzigingen worden eenmalig doorgevoerd en zijn direct van toepassing op nieuwe aanvragen.

Genereert het systeem ook de beschikkingen? Ja. De applicatie genereert beschikkingen, vervoersberichten en betalingsberichten op basis van de goedgekeurde aanvraag.